Il tema dell’automazione dei processi aziendali è un tema centrale nel panorama delle soluzioni di innovazione con cui le aziende di qualsiasi settore sono chiamate a confrontarsi.
La necessità di snellire, automatizzare e quindi migliorare nella precisione le procedure e gli iter aziendali è un’esigenza ormai improcrastinabile se si vuole rimanere competitivi in un mercato come quello odierno sempre più agguerrito e con margini sempre più ristretti.
Va da sé che anche nell’ambito assicurativo questa è un’esigenza fortemente sentita anche dalle aziende di intermediazione assicurativa per cui la richiesta di soluzioni, anche e soprattutto in ambito informatico, è fortemente presente.
Negli ultimi anni poi il mondo assicurativo sta subendo un radicale cambiamento dettato dalla modifica delle abitudini dei consumatori.
Tale trasformazione è strettamente legata ai nuovi modelli di business imposti al mercato dalle cosiddette GAFA (Google, Amazon, Facebook ed Apple), già responsabili di aver influenzato altri settori e mercati.
Noi in BProject abbiamo da sempre considerato il tema dell’automazione dei processi un elemento cardine nella progettazione della nostra soluzione software EIB.manager.
Per questo motivo abbiamo inserito all’interno dei nostri sistemi un potente motore di workflow in grado di automatizzare qualsiasi processo informativo in maniera efficace e flessibile dando all’utente la possibilità di modellare e configurare i processi in base agli specifici iter operativi della propria azienda.
Il sistema è quindi in grado di attivare, sviluppare e monitorare processi che coinvolgono tutti i soggetti con cui l’azienda di brokeraggio viene giornalmente in contatto.
Altro tema cardine della rivoluzione tecnologica in atto è quello che riguarda la digitalizzazione dei documenti, ed in particolare di tutta la modulistica coinvolta nell’iter assicurativo, nonché il conseguente processo di firma elettronica della stessa.
In questo contesto, tralasciando il cronico ritardo proprio delle compagnie di assicurazione, riveste un ruolo strategico la possibilità di poter utilizzare strumenti di firma che permettano l’apposizione della stessa sui vari documenti senza la necessità di una presenza fisica del soggetto interessato ma che allo stesso tempo garantiscano una valenza giuridica certificata.
A questo proposito molto spesso sul mercato vengono propagandate soluzioni informatiche che nulla hanno a che vedere con i dettami giuridici che regolano la firma elettronica.
Documenti PDF firmati con soluzioni non certificate o semplicemente scaricati da portali, a cui ci si identifica con proprie credenziali, per essere poi firmati manualmente con conseguente scannerizzazione ed upload manuale sono soluzioni che automatizzano i processi di firma ma non sono in grado di rispettare quanto prevede la normativa.
Vale la pena di ricordare che, tra i diversi sistemi di firma elettronica ammessi dalla legge, quello più interessante per i nostri scopi è quello della Firma Elettronica Avanzata (FEA) che può definirsi tale solo se viene rispettato quanto previsto dal Titolo V del DPCM 22 febbraio 2013 (identificazione del firmatario, informativa sul processo, etc.).
Senza scendere troppo nello specifico tecnico della normativa, che è comunque disponibile in rete per chi fosse interessato, vale la pena di ricordare i principi cardine su cui si basa la FEA:
- Autenticazione forte del soggetto firmatario (ottenibile tramite SMS con codice OTP o attraverso l’acquisizione dei dati biometrici rilevati durante l’apposizione della firma)
- Disponibilità della documentazione probatoria relativa a tutto il processo di firma dall’invio del documento da firmare all’acquisizione dello stesso al termine del processo di firma (audit trail)
- Archiviazione digitale crittografata del documento firmato con il processo di firma elettronica
La soluzione che è stata implementata all’interno del sistema EIB.manager si avvale della collaborazione di un partner altamente qualificato scelto, anche e soprattutto, in qualità di Certification Authority per lo SPID ed in grado di fornire Trust Services come Firme Elettroniche, Grafometriche e Digitali, Posta Elettronica Certificata, Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva a più di 500.000 clienti.
Il risultato ottenuto è una procedura semplice ed intuitiva in grado di guidare agevolmente il cliente durante l’intero processo di firma, dall’invio del link per il documento da firmare, alla ricezione del codice OTP di firma fino alla conseguente archiviazione del documento firmato con la relativa registrazione di tutte le fasi operative.
L’utente è guidato da un APP specifica durante tutte le fasi del processo di firma con la possibilità di ricevere notifiche via mail qualora non venga portato a compimento nei tempi richiesti.
Va però sottolineato che la componente tecnologica è solo uno degli aspetti regolati dal DPCM 22 febbraio 2013, ed in particolare dagli art. 56 e 57, l’altro e non meno importante è quello che attiene alle procedure che il soggetto che utilizza la firma elettronica deve mettere in atto per garantire la riconducibilità dello strumento utilizzato alla persona fisica che ha firmato.
A questo proposito BProject si affianca ai propri clienti anche nell’espletamento di questi aspetti procedurali al fine di garantire al cliente una soluzione completa in grado di automatizzare questo processo in maniera efficace e coerente con le normative in essere.
